Cum organizez un proiect?

Cheia unui proiect de succes constă în  etapele sale de organizare, care trebuie să fie bine puse la punct.În organizația noastră folosim diverse metode și instrumente pentru a îndeplinirea eficientă a acelor etape, metode pe care ți le vom împărtășii cu drag și ție și pe care te vom învăța cum să le pui în aplicare odată ce faci parte din echipa Gutenberg.De asemenea, managementul proiectelor este una dintre temele principale ale Școlii de Vară Gutenberg, la care te încurajăm și pe tine să participi Dar până atunci hai să îți prezentăm cum ne organizăm noi.

Ai făcut toți pașii necesari pentru înființarea unei asociații, ai licența, minim cinci membri dornici să se implice și acum îți mai trebuie doar o idee bună de proiect…dar cum faci rost de ea?

După cum am menționat și în celelalte secțiuni unul din principalele scopuri ale Rețelei Gutenberg este de a vă uni prin munca pe care o faceți și  de a vă ajuta să vă puneți în aplicare ideile.Idei care vă vin în timpul unei ore plictisitoare la școală, înainte de culcare, ba chiar și în timpul somnului, idei care se nasc din nevoile voastre și prin care puteți aduce o îmbunătățire societății. Proiectul trebuie să ajute și la promovarea limbii germane, dar nu este necesar ca ea să fie tema principală. Scopul proiectelor voastre poate sa fie variat și poate atinge multiple planuri (ex: social, educativ, divertisment).

Pentru fiecare proiect în parte trebuie să aveți în vedere publicul țintă, adică, cei care urmează să beneficieze de pe urma lui.Dar nu uita că tu și echipa ta veți face parte, de asemenea, din beneficiari!Așadar, trebuie să vă placă ceea ce faceți și  să fiți realiști cu rezultatele pe care vreți  să le obțineți.

Noi îți recomandăm ca una din primele ședințe de organizare și cunoaștere a echipei, formată după recrutări, să conțină și o sesiune de brainstorming.Brainstorming-ul este o metodă utilă pentru a găsi idei noi și creative, și prin care îți poți da seama de perspectiva coechipierilor tăi: ce așteptări au din partea ta ca lider și a asociației, ce își doresc să realizeze, cât de creativi și implicați sunt. Toată lumea spune cel puțin o idee care îi trece în cap pe moment, oricât de trăsnită ar fi ea, iar cineva le notează pe toate. La final votați ideea care v-a plăcut cel mai mult. Este foarte important să fiți deschiși și să nu judecați ideile celorlalți.

Și pentru că tot am vorbit de ele, după ce ați găsit împreună ideea de proiect, aici sunt etapele de organizare ale unui proiect:

 

  1. Introducerea (Analiză – De ce are nevoie comunitatea noastră?) Partea asta probabil că a fost realizată deja în sesiunea de brainstorming, sau atunci când v-ați ales publicul țintă. În orice caz, pasul acesta este extrem de important pentru a avea în vedere scopul proiectului( ce vă propuneți să atingeți prin realizarea lui?)

De asemenea, tot în cadrul acestei etape, trebuie stabilit numărul de membri necesari pentru implementarea proiectului, numărul estimativ de participanți, resursele necesare (umane- personal, financiare- bani).

 

  1. Planificarea  (crearea programului) : Ce trebuie făcut? De către cine? Până când?

Orice proiect ar trebui să aibă un responsabil ( un coordonator de proiect) ales prin vot sau în funcție de implicarea și viziunea lui asupra proiectului. Acest coordonator deleagă sarcini ( activități necesare pentru implementarea lor) și responsabili pentru fiecare sarcină (în funcție de preferințele, aptitudinile lor și compatibilitatea cu sarcina).

Ideal ar fi să existe un tabel care să cuprindă toate aceste sarcini, alături de responsabilul pentru ea și timpul limită în care trebuie să fie realizată. Dar mai multe despre acest tabel veți afla de la noi pe parcursul experienței tale Gutenberg.

Fiecare sarcină trebuie explicată persoanei responsabile pentru a nu exista neclarități.Membrii trebuie să fie asigurați că, în cazul în care nu se descurcă, mereu va exista cineva care să îi poată ajuta. Noi putem fi contactați oricând pentru sfaturi, întrebări, ajutor în realizarea unui task.

Este necesar să faceți un buget estimativ și să vă folosiți de resursele ce stau deja la dispoziția voastră. Există diferite metode de finanțare pentru proiecte, iar pe unele le puteți obține chiar de la noi, după completarea unei cereri (fișe de proiect), care să conțină și bugetul estimativ. Suma de bani variază în funcție de amploarea proiectului.

 

  1. Implementarea- executarea sarcinilor.

În această etapă comunicarea este foarte importantă, odată ce sarcinile au fost distribuite unor responsabili, este necesară urmărirea progresului lor.  A fost realizată sarcina în timp? Dacă nu, de ce? Poate fi îmbunătățită? Este necesar să implic un alt membru în implementarea ei?

Trebuie colectate și stocate toate dovezile de plată ( bonuri fiscale, chitanțe, facturi, contracte de sponsorizare- pentru care veți primi de la noi model).

 

  1. Concluzie (Feedback, Follow-up).

Felicitări, ați realizat primul vostru proiect! Doar că treaba voastră nu se încheie aici și trebuie să trageți niște concluzii. Și-a îndeplinit proiectul scopul? A ieșit ceea ce ne-am propus la început? Ce ne-a ieșit cel mai bine? Unde am putea aduce îmbunătățiri? Toată lumea și-a dus sarcina la bun sfârșit. Feednack-ul ajută foarte mult la viitoare voastră performanță. Și pentru noi este necesar să știm cum v-ați descurcat, de aceea o să completați la final un raport în care să ne descrieți activitățile desfășurate în timpul proiectului, cum ați folosit resursele financiare și concluziile vosatre.